agora Teilnehmer-Management

Für Ihr Event – Professionell und Effizient

Warum agora Teilnehmer­management?

Wir bieten individuelle, effiziente Lösungen für jede Art von Veranstaltung – von der Registrierung bis zur Nachbereitung. Sparen Sie Zeit und Ressourcen, indem Sie auf unser Know-how setzen.

• Effizienz: Keine fehleranfälligen Excel-Tabellen mehr – alle Prozesse sind digital und transparent.
• Flexibilität: Sie entscheiden, welche Arbeitsschritte wir übernehmen.
• Komplettservice: Von der Konzeption bis zur Rechnungsprüfung – wir kümmern uns um alles.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Veranstaltung erfolgreich gestalten!

Unsere Leistungen im Überblick

1. Veranstaltungsvorbereitung

• Bereitstellung von Hotellisten, Namenslisten und Änderungsinformationen.
• Druck und Versand von Unterlagen: Teilnehmerlisten, Namensschilder, Tickettaschen, Kofferanhänger, Lanyards und mehr.
• Individuelle Teilnahmebestätigungen und Reiseunterlagen.

2. Vor-Ort-Registrierung

• Organisationsbüro und Counter für Gästebetreuung.
• Selbstständige Registrierung über Webterminals.
• Zutritts- und Anwesenheitskontrolle.
• Sofortdruck von Namensschildern mit Barcodes.

3. Einladungsmanagement

• Mehrstufige Einladungsmailings, personalisiert für jede Teilnehmergruppe.
• Versand per Brief, E-Mail oder Fax.

4. Registrierungsservice

• Webbasierte Teilnehmerregistrierung und Verwaltung.
• Mehrsprachiger Support über Hotline.
• Verwaltung von Hotelzimmerkontingenten.

5. Nachbearbeitung

• Kontrolle aller Rechnungen.
• Detaillierte Statistiken und Berichte.
• Durchführung von Zufriedenheitsumfragen.

Sie entscheiden, welche Arbeitsschritte wir übernehmen sollen. Jetzt Kontakt aufnehmen und mehr erfahren!

Teilnehmer­­management – Mehr als nur Organisation

Unsere Spezialisierung liegt in der Planung, Koordination und Verwaltung der Teilnehmer. agora Messeservice bietet:

  • Eventwebsites mit Online-Formularen.
  • Rechnungsstellung und Bezahlsysteme.
  • Event-Apps und digitale Check-In-Software.
  • Speziallösungen für individuelle Anforderungen.

So funktioniert Teilnehmer­­management mit agora Messeservice

  • Registrierung und Anmeldung
Erfassung aller relevanten Daten über ein intuitives Online-Formular.
  • Kommunikation vor dem Event
Automatische Updates und Erinnerungen für Ihre Teilnehmer.
  • Check-In vor Ort
Effiziente Check-In-Lösungen minimieren Wartezeiten und sorgen für einen angenehmen Empfang.
  • Betreuung während des Events
Persönlicher Support für Fragen und Anliegen Ihrer Gäste.
  • Nachbereitung und Feedback
Analysen, Berichte und Feedback für eine kontinuierliche Verbesserung.

Können Sie unsere Checkliste beantworten?

Ein gut organisiertes Teilnehmermanagement erhöht die Zufriedenheit und sorgt für ein reibungsloses Event. Die Kundenbindung wird maßgeblich gesteigert, denn wenn sich alle wohl fühlen und das Gefühl haben es wird an alles gedacht, lässt es Ihre Kunden entspannen und das Event erst richtig genießen!

Wir arbeiten mit eigens für uns entwickelter Software um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können.

  • Klare Kommunikation vor und während des Events.
  • Einfache und schnelle Check-In-Prozesse.
  • Personalisierte Betreuung und individuell angepasste Services.
  • Reibungslose Abläufe und transparente Informationen.
  • Nach dem Event ist ein Dankeschön und das Einholen von Feedback entscheidend.

Die Vorbereitung umfasst:

  • Erstellung von Anmeldeseiten oder -formularen.
  • Planung von Einladungsmailings und Erinnerungskampagnen.
  • Organisation des Check-Ins und Bereitstellung von Namensschildern, Teilnehmerlisten oder Reiseunterlagen.
  • Wir übernehmen diese Schritte für Sie, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Feedback ist unerlässlich, um zukünftige Veranstaltungen zu optimieren. Es liefert Einblicke, was den Teilnehmenden gefallen hat und wo Verbesserungsbedarf besteht. Mit gezielten Fragen können Sie wichtige Daten sammeln, um das Event-Erlebnis stetig zu verbessern.

Unsere jahrzehntelange Expertise umfasst eben nicht nur die Planung eines Events sondern ermöglicht uns die komplexe Durchführung einer Veranstaltung. Wir konzentrieren uns auf alle wichtigen Schritte die auch weit vor und nach der klassischen Event-Planung wichtig erfolgsversprechend für Sie sind.
Unser Fokus liegt auf:

  • Einladungsmanagement und Registrierung.
  • Bereitstellung digitaler Lösungen wie Event-Websites und Check-In-Tools.
  • Individuelle Betreuung und Nachbereitung.
  • Diese Spezialisierung garantiert höchste Effizienz und Professionalität in der Teilnehmerverwaltung.
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